n molti casi esiste la necessità o la volontà di tenere tutti i messaggi di posta arrivati/spediti, e questo contribuisce ad occupare spazio fisico. Questo materiale, insieme a tutti gli altri elementi di Outlook (Contatti, Calendario, Note, ecc.) viene salvato all'interno di un file chiamato "File delle cartelle personali", contraddistinto da una estensione ".PST".

Nelle versioni meno recenti di Outlook (Outlook97, Outlook98, Outlook2000, Outlook XP) l'unico formato PST supportato prevedeva una dimensione massima del file di 2GB oltre la quale il file risultava ingestibile ed inutilizzabile (vedere altro articolo in questo sito per l'eventuale procedura di sistemazione nel caso di superamento del limite). Questo limite si scontra con la necessità di tenere archiviato il contenuto più vecchio e la soluzione più semplice (non considerando la cancellazione dei messaggi) è l'aggiunta di ulteriori files di tipo PST allo stesso profilo di Outlook utilizzato per la posta, permettendo così di mantenere in linea tutto il materiale, anche quello più vecchio.
Le procedure indicate nel seguito mostrano come gestire i files PST all'interno del profilo di Outlook. Fondamentalmente verrà mostrato come:

FONTE

Per risolvere questo problema, eseguire lo strumento di troncamento da 2 GB (2 GB Truncation Tool), eseguire l'Utilità di ripristino Posta in arrivo, quindi aprire il file ripristinato. 

NOTA: data l'esistenza di varie versioni di Microsoft Windows, la procedura descritta di seguito potrebbe risultare diversa da computer a computer. In questo caso, fare riferimento alla documentazione del prodotto per completare la procedura.

Parte 1: Esecuzione dello strumento di troncamento da 2 GB
1.     Lo strumento di troncamento da 2 GB (Pst2gb.exe) è disponibile per il download nell'Area download Microsoft (informazioni in lingua inglese):

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=B33B1DFF-6F50-411D-BBDF-82019DDA602E&displaylang=en

2.     Estrarre il file 2gb152.exe in una cartella vuota. Dovrebbero essere visualizzati i seguenti cinque file:

Msstdfmt.dll
Msvbvm60.dll
Pst2gb.exe
Readme.rtf
Readme.txt

3.     Fare clic sul pulsante Start e scegliere Cerca.
4.     Scegliere Opzioni cartella dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Visualizza.
5.     Selezionare Visualizza cartelle e file nascosti, deselezionare le caselle di controlloNascondi le estensioni dei file per i tipi di file conosciuti e Nascondi i file protetti di sistema (consigliato), fare clic su Sì per confermare che si desidera visualizzare i file protetti di sistema, quindi scegliere OK.
6.     In Scegliere il tipo di oggetto da cercare fare clic su Tutti i file e le cartelle.
7.     Nella casella Nome del file o parte del nome digitare *.pst.
8.     Nell'elenco Cerca in fare clic su Unità disco rigido locali (C:), quindi scegliere Trova.
9.     Prendere nota del percorso del file con estensione pst che si desidera ripristinare. Per impostazione predefinita, il nome del file è Outlook.pst.
10.  Fare clic sul pulsante Start, scegliere Esegui, digitare percorso\pst2gb.exe -s, quindi scegliere OK, dove percorso è il percorso completo del file Pst2gb.exe estratto nel passaggio 2. Se, ad esempio, i file dello strumento di troncamento da 2 GB sono stati estratti nella cartella C:\File, digitare c:\file\pst2gb.exe -s, quindi scegliere OK.
11.  Scegliere Continua, quindi Sfoglia.
12.  Selezionare il file pst che si desidera ripristinare, quindi scegliere Apri. Per impostazione predefinita, il nome del file è Outlook.pst.
13.  Fare clic su Crea, digitare un nuovo nome di file univoco per il file pst, ad esempioOutlook-2, nella casella Nome file, quindi fare clic su Salva.
14.  Nella finestra di dialogo Oversized PST Recovery Tool (Strumento di ripristino PST di dimensioni eccessive) fare clic su Start (Avvia).
15.  Dopo avere eseguito lo strumento, scegliere OK, quindi fare clic su Close (Chiudi).

Parte 2: Esecuzione dell'Utilità di ripristino Posta in arrivo
1.     Fare clic sul pulsante Start e scegliere Cerca.
2.     In Scegliere il tipo di oggetto da cercare fare clic su Tutti i file e le cartelle.
3.     Nella casella Nome del file o parte del nome digitare scanpst.exe.
4.     Nell'elenco Cerca in fare clic su Unità disco rigido locali (C:), quindi scegliere Trova.
5.     Nell'elenco dei file trovati fare doppio clic sul file Scanpst.exe.
6.     Fare clic su Sfoglia, quindi aprire la cartella contenente il nuovo file pst creato utilizzando lo strumento di troncamento da 2 GB.
7.     Fare clic sul nuovo file pst creato, quindi su Apri.
8.     Nella finestra di dialogo Utilità di ripristino Posta in arrivo fare clic su Avvia.
9.     Dopo che il file è stato analizzato, fare clic su Correggi per correggere gli errori nel file.

NOTA: questa procedura può richiedere alcune ore.
10.  Dopo la visualizzazione del messaggio "Correzione completata", scegliere OK.
11.  Riavviare il computer.

Parte 3: Apertura del file ripristinato in Outlook 2000
1.     Avviare Outlook 2000.
2.     Scegliere Apri dal menu File, quindi fare clic su File delle cartelle personali (.pst).
3.     Aprire la cartella contenente il nuovo file pst creato e ripristinato.
4.     Fare clic sul nuovo file pst, quindi scegliere OK.

NOTA: se il file si apre correttamente, sarà presente nell'elenco di file in Cartelle personali recuperate.
5.     Copiare i dati da ogni cartella in Cartelle personali recuperate alle cartelle "Outlook oggi - (Cartelle personali)".